Dans notre dernier article de blog, portant sur les prestations de notre service fiduciaire, nous avons mis l'accent sur l'autonomie du client·e, qui est pour nous un élément essentiel à une bonne gestion comptable. Mais comment faire pour être autonome ? Quels sont les outils qui permettent aux entreprises de gérer au mieux les transactions financières de leurs activités ? Nous vous résumons ici les points clés, à travers le notion de pré-comptabilité.
Qu'est-ce que la pré-comptabilité ?
Le terme "pré-comptabilité" fait référence à une étape préliminaire dans le processus comptable, qui survient avant l'intervention de l'expert·e comptable. Il s'agit d'une étape visant à enregistrer, classer et organiser les transactions financières de base, afin de faciliter la saisie des opérations comptables ultérieures. Cette étape peut par exemple inclure la compilation de reçus, factures et notes de frais, ainsi que la catégorisation des dépenses et des recettes, ce qui permet aux expert·es comptables d'avoir une vision globale des transactions et de préparer les données pour le traitement comptable formel.
Pourquoi mettre en place une pré-comptabilité ?
Automatiser la gestion financière
La pré-comptabilité permet de simplifier et d'automatiser le processus de gestion financière d'une entreprise. L'organisation des données financières de manière méthodique facilite l'accès aux informations et la saisie des écritures dans le système comptable officiel.
Gain de temps et réduction des erreurs
Pré-traiter les données facilite la saisie des écritures dans le système comptable officiel, ce qui réduit les risques d'erreurs et accélère le processus comptable. De plus, l'organisation des données financières facilite le respect des obligations fiscales en fournissant des informations précises et à jour nécessaires pour le calcul et le paiement des taxes.
Prise de décision facilitée
En rassemblant les informations nécessaires à l'élaboration des états financiers périodiques (bilans, comptes de résultat, etc.) et en aidant à suivre les flux de trésorerie, la pré-comptabilité met à jour des éléments essentiels à la prise de décision stratégique. Cette dernière est alors fondée sur des données réelles et non pas sur des estimations.
En résumé, la pré-comptabilité pose les bases d'un processus comptable efficace et transparent, ce qui est essentiel pour une gestion financière optimale et pour répondre aux exigences légales.
Comment mettre en place une pré-comptabilité ?
Pour commencer, il est important de rappeler que la pré-comptabilité a comme avantage de réduire les erreurs manuelles, grâce à l'automatisation des processus comptables. Pour cela, il vous faut choisir un logiciel comptable afin d'internaliser intégralement la gestion des données financières. Comment choisir entre les différentes options disponibles sur le marché ? Rien de plus simple : demander de l'aide à votre fiduciaire ! En effet, votre expert·e comptable est celui ou celle qui connait le mieux vos besoins, qui sont spécifiques à votre secteur d'activité et à l'organisation de votre entreprise. Il ou elle sera à même de vous proposer un outil adapté. Chez Rouge·Kaki, nous aidons très volontiers nos client·es à mettre en place un système qui leur convienne et qui soit en adéquation avec leurs besoins.
Une fois choisi et mis en place, le logiciel comptable joue un rôle central dans la gestion financière de l'entreprise, en regroupant l'ensemble des données financières au même endroit. Le logiciel joue alors le rôle d'intermédiaire, entre les différents intervenant·es du processus financier.
La tenue de la comptabilité nécessite avant tout la collaboration entre le client·e et l'expert·e comptable. En intégrant au fonctionnement de votre l'entreprise les principes de la pré-comptabilité vous ériger de bonnes bases de travail pour votre expert·e comptable. A l'inverse, celui-ci ou celle-ci peut vous aider à améliorer votre gestion financière à l'interne, en vous proposant des outils adaptés et en vous formant à les utiliser.