Direction Financière en pratique : Rouge·Kaki participe au projet de transformation d’art & fiction

L’association art & fiction, spécialisée dans l’édition de livres d’artistes, se professionnalise. Nous avons été mandatés pour mettre en conformité leur comptabilité et pour les conseiller sur les aspects financiers et organisationnels. Retour sur ce projet collaboratif.


art & fiction a été fondée en 2000 par un groupe d’artistes, qui avait à cœur de valoriser leur travail et celui des autres. Avec seulement quelques publications par année, chaque ouvrage est travaillé avec soin et représente à lui-seul une œuvre d’art. Année après année, l’association s’est développée, encouragée par un marché Suisse de l’art foisonnant et un intérêt pour l’écriture de plus en plus marqué de la part des artistes.


L’art mis à mal par la pandémie

Les milieux de la culture ont été durement touchés par la pandémie, au détriment des artistes et des organismes qui se dédient à leur promotion. L'association art & fiction ne fait pas exception et aurait eu des difficultés à s’en sortir sans le soutien des subventions cantonales et fédérales. Seulement, pour avoir droit aux aides une condition est donnée : l’association doit se professionnaliser, notamment en développant sa présence numérique et en faisant réviser sa comptabilité par un·e expert·e agréé, ce qui implique une totale réorganisation de la fonction finance. C’est la mission qui a nous a été confiée.


Vers une réorganisation d’art & fiction

Pour pouvoir aider au mieux art & fiction, il été important pour nous de mieux comprendre le monde de l’édition et la complexité des processus administratifs et des flux financiers spécifiques à la profession :

1. Multiples canaux de ventes (distributeurs suisses et étrangers, ventes directes, ventes en ligne, exemplaires réservés aux membres de l’association)

2. Stocks délocalisés

3. Gestion des droits d’auteur·es

4. Demandes de subventions


Le travail de Rouge·Kaki s’est essentiellement concentré sur 3 dimensions : la mise en conformité de la comptabilité avec les exigences légales, la réorganisation de l’association et la mise en place d’un ERP (logiciel comptable agréé).


Mise en conformité de la comptabilité

Notre mandat a débuté par la revue des comptes de l’année 2021 et la prise de connaissance des processus en place dans l’association, notamment le flux des documents, la gestion des paiements et l’organisation comptable. Cette première analyse a permis d’identifier les améliorations à mettre en place pour limiter les risques d’erreurs et assurer la conformité des états financiers avec les dispositions légales. La rationalisation des processus internes permet un allègement des tâches administratives, octroyant à l’équipe plus de temps pour le travail directement lié aux activités de l’association.


Réorganisation de l’association

La reconfiguration d’art & fiction est passée pas une réorganisation de son fonctionnement. Il a fallu analyser les activités de l’association, ses centres de coûts et ses sources de revenus (cotisations, ventes, subventions), distinguer ses activités commerciales et non commerciales et mettre en place une structure juridique adaptée pour héberger les activités commerciales jusqu’alors opérées par l’association.


Mise en place d’un ERP

Le choix d’un ERP a nécessité la comparaison des diverses solutions existant sur le marché tout en considérants les besoins spécifiques de l’association et de la structure commerciale nouvellement créée. Les principales exigences prises en considération sont :

  • La conformité aux exigences légales

  • La possibilité de gérer divers stocks (dont des stocks délocalisés) le calcul des droits d’auteur·es sur chacune des ventes réalisées, les conditions spéciales accordées aux clients membres ou non membres de l’association, les divers canaux de ventes (on-line, et physiques)

  • L’intégration du processus métier depuis le réception des manuscrits jusqu’à la vente du livre, en passant par toutes les étapes de l’édition puis de la publication.


Dans un deuxième temps, nous avons accompagné l’intégration de l’ERP au sein d’art & fiction afin de pouvoir adapter l’outil aux besoins spécifiques de l’association, en collaboration avec l’intégrateur choisi par art & fiction.


La réorganisation administrative de l’association a nécessité une collaboration étroite entre art & fiction, qui a pu apporter son expérience du monde de l’édition, et Rouge · Kaki qui a pu amener son expertise en matière de direction financière. Nous sommes fièr·es d’avoir pu collaborer à professionnaliser la structure d’art & fiction, engagée en faveur de la culture depuis plus de 20 ans. Cette collaboration nous a permis de découvrir un métier passionnant et de faire des rencontres enrichissantes.